- Streekarchief Voorne-Putten, Rozenburg
Streekarchief Voorne-Putten
Openbaar belang
De gemeenschappelijke regeling is het resultaat van de wens om het culturele erfgoed, zoals dat door de deelnemers hoofdzakelijk in de vorm van archieven wordt overgebracht, op deskundige wijze centraal te beheren. Op grond van art. 12 van de Archiefwet 1995 en de gemeenschappelijke regeling “Streekarchief Voorne-Putten” is de gemeente verplicht de voor blijvende bewaring in aanmerking komende archieven over te brengen naar een archiefbewaarplaats die voldoet aan de eisen gesteld in de Archiefregeling 2010.
Hoofdtaak van het Streekarchief is het in stand houden, veilig stellen (indien nodig conserveren en restaureren), toegankelijk maken en ter beschikking stellen van de overgebrachte collecties. Daarnaast heeft het Streekarchief als belangrijke taak inspectie uit te oefenen op het beheer van de nog niet overgebrachte deelnemersarchieven.
Bestuurlijk belang
Beschrijving bestuurlijk belang
De deelnemers aan deze gemeenschappelijke regeling zijn de gemeenten Brielle, Hellevoetsluis, Nissewaard en Westvoorne. Het Waterschap Hollandse Delta is per 1 januari 2018 uit dit samenwerkingsverband getreden.In 2019 is de gemeenschappelijke regeling omgezet van een openbaar lichaam naar een bedrijfsvoeringsorganisatie. Dat betekent onder andere dat er in plaats van twee bestuurslagen (een algemeen en een dagelijks bestuur) er één bestuurslaag is.
Elke deelnemer aan de regeling is vertegenwoordigd in het bestuur. Het voorzitterschap berust per 2019 bij de burgemeester van Brielle.
Stemverhouding
Het bestuur beslist bij meerderheid van stemmen. Brielle, Hellevoetsluis en Westvoorne hebben één stem, Nissewaard heeft twee stemmen.Afgesproken prestaties
Ten behoeve van het bestuur is een aantal instrumenten ontwikkeld om meer en beter inzicht te geven in de ontwikkeling van het beleid en het beheersen van de bedrijfsprocessen.
Jaarlijks wordt aan het bestuur de begroting en rekening voorgelegd.
Eenmaal per jaar wordt in principe aan het algemeen bestuur een managementrapportage (marap) voorgelegd met een indeling volgens het werkplan.
Jaarlijks wordt een jaarverslag uitgebracht.
Jaarlijks wordt een voortschrijdend werkplan vastgesteld over een periode van vijf jaar.
Tot slot stelt de streekarchivaris jaarlijks een verslag op van zijn werkzaamheden.Risico's beleidsmatig
Gelet op de kleinschaligheid van de organisatie: langdurige ziekte van één van de vaste medewerkers; het wegvallen van een groot deel van de vrijwilligers; uittreding van één van de deelnemers.
Indicatoren 2020
Netto schuldquote
Solvabiliteitsratio
Structurele exploitatieruimte
Weerstandsvermogen
-86%
93%
97%
nihil
Financiën 2020
Financiële bijdrage Gemeente Nissewaard
Bijdrage
€ 269.929
Eigen vermogen begin en einde jaar
1-1-2020
31-12-2020
€ 510.151
€ 528.401
Vreemd vermogen begin en einde jaar
1-1-2020
31-12-2020
€ 68.910
€ 40.493
Financieel resultaat begin en einde jaar
1-1-2020
31-12-2020
€ 21.790
€ 19.121
Marktontwikkelingen
Vanuit het programma Archief2020 en het project Archiefinnovatie Decentrale Overheden (AIDO) van IPO, UvW en VNG wordt een instrumentarium ontwikkeld om de uitdaging van archiefinnovatie aan te gaan. AIDO bracht de ontwikkeling van digitale archiefbewaarplaatsen, e-depots, in beeld in het ‘Onderzoek functionaliteit e-depot decentrale overheden’. Een gezamenlijke aanpak van de overheden is ook nodig om informatie in ketens met elkaar te delen. Er worden gemeenschappelijke standaarden ontwikkeld, zoals het Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO) die bijdraagt aan de toegankelijkheid van informatie. Er zullen de komende tijd meer instrumenten beschikbaar komen die het ons makkelijker zullen maken onze informatievoorziening beter toegankelijk te maken en te houden.
Het bestuur van de verbonden partij Streekarchief is nadrukkelijk bezig met het toekomstbestendig maken van het Streekarchief. Zo doet het Streekarchief onderzoek naar verbeterde huisvesting. Enerzijds ten behoeve van de archiefbewaarplaats, anderzijds om invulling te geven aan haar ambitie om extra publiciteit te creëren en historische informatie uit te dragen. Besluitvorming daarover en dus over de financiële consequenties daarvan, zal waarschijnlijk in het begrotingsjaar 2021 plaatsvinden. Verder noopt de verdergaande digitalisering tot bestudering van de gevolgen daarvan. Ook daarmee is het Streekarchief bezig.
De bijdrage van de vier deelnemers in de exploitatiekosten van het Streekarchief wordt als volgt over de gemeenten verdeeld: Brielle 19,5%, Hellevoetsluis 22,5%, Nissewaard 50%, Westvoorne 8%. Deze verdeling wordt om de vier jaar, en dus voor het eerst in 2022 ten behoeve van de begroting voor het jaar 2023, heroverwogen en opnieuw vastgesteld door het bestuur van het Streekarchief.